Tersedia di semua paket:LiteAdvanceProEnterprise
Stok opname di ApotekerNET bisa dikerjakan tanpa menutup apotek. Agar hasilnya benar, ikuti aturan lapangan sederhana di bawah ini.
Mengapa opname aman walau apotek buka #
Saat jumlah sebuah obat disimpan, aplikasi juga mencatat stok sistem obat itu pada saat yang sama. Yang disimpan adalah selisihnya, yaitu fisik dikurangi stok sistem saat dihitung. Saat diproses, selisih itulah yang diterapkan, bukan angka fisiknya.
Contoh untuk Paracetamol 500 mg:
| Waktu | Kejadian | Stok sistem | Barang di rak |
|---|---|---|---|
| 09.00 | Dihitung: rak 48, sistem 50. Tersimpan selisih −2 | 50 | 48 |
| 11.00 | Terjual 5 | 45 | 43 |
| 14.00 | Barang PBF datang 10, masuk rak, faktur diinput | 55 | 53 |
| 17.00 | Diproses: 55 + (−2) | 53 | 53 |
Bila stok langsung diganti dengan angka 48, penjualan dan pembelian sesudah pukul 09.00 akan hilang. Dengan menerapkan selisih, opname boleh berlangsung berjam-jam atau berhari-hari tanpa menghasilkan selisih palsu.
Syarat utama #
Pada saat jumlah sebuah obat disimpan, keadaan rak dan sistem harus sama: barang yang sudah keluar dari rak juga sudah tercatat keluar di sistem, dan barang yang sudah masuk rak juga sudah tercatat masuk.
Karantina rak singkat #
Selama satu rak dihitung, tidak ada yang mengambil atau menaruh barang di rak itu kecuali petugas penghitung. Pasang tanda “SEDANG DIHITUNG”. Bila ada resep mendesak:
| Kapan barang diambil | Yang dilakukan |
|---|---|
| Sebelum obat itu dihitung | Ambil barangnya dan pastikan kasir langsung mencatat penjualannya. Petugas menghitung sisanya |
| Sesudah jumlahnya disimpan | Ambil dan jual seperti biasa. Hitungan tidak perlu diubah |
| Di tengah (sudah dihitung tetapi belum disimpan) | Hitung ulang obat itu sesudah penjualan dicatat, lalu simpan angka baru |
Area transit untuk barang dari PBF #
Barang yang datang selama opname ditaruh di area transit, tidak langsung masuk ke rak yang sedang atau akan dihitung. Beri label “BELUM DIINPUT” atau “SUDAH DIINPUT”.
| Faktur sudah diinput? | Barang sudah masuk rak? | Saat menghitung obat itu |
|---|---|---|
| Belum | Belum (di transit) | Hitung rak saja |
| Sudah | Sudah | Hitung rak saja (barang baru ikut terhitung) |
| Sudah | Belum | Tambahkan jumlah di area transit, atau masukkan barangnya ke rak dulu lalu hitung |
| Belum | Sudah | Hindari. Bila terlanjur, keluarkan barang baru dari hitungan atau input fakturnya dulu |
Peringatan
Dua baris terakhir adalah sumber selisih palsu: kurang palsu bila faktur sudah diinput tetapi barang masih di transit, dan lebih palsu bila barang sudah di rak tetapi faktur belum diinput.
Tips
Cara paling aman: input faktur sesudah obat-obat di faktur itu selesai dihitung, lalu masukkan barangnya ke rak.
Barang titipan (konsinyasi) di rak yang sama #
Bila modul Konsinyasi aktif, barang titipan boleh bercampur di rak yang sama. Petugas tidak perlu memisahkannya: hitung semua barang di rak seperti biasa.
- Pembanding = stok apotek + sisa titipan obat itu.
- Selisih (kurang atau lebih) masuk ke stok apotek. Titipan tidak dianggap hilang oleh opname.
- Obat yang punya titipan diberi lencana kuning “Titipan: N”.
Contoh: Vitamin C botol, stok apotek 6, sisa titipan 10, di rak terhitung 15. Pembanding 6 + 10 = 16, selisih −1, sehingga stok apotek menjadi 5 dan titipan tetap 10. Lihat Stok dan penjualan barang titipan.
Tips menghitung #
- Satu obat, satu petugas, semua tempat. Petugas yang sama menghitung rak depan, gudang, dan lemari pendingin, lalu mengisi jumlah totalnya sekali.
- Hitung rak demi rak, dari atas ke bawah.
- Gunakan pemindai barcode agar lebih cepat dan tidak salah pilih obat.
- Sebelum memproses, pastikan tab Dipegang, Belum Diisi kosong dan periksa tab Tidak Ada Di Daftar.
